Importer des fichiers pour entraîner votre chatbot

Apprenez comment ajouter des documents PDF, Word, Excel ou texte pour constituer la base de connaissances de votre assistant DoxyChat.

Introduction

Pour que votre chatbot puisse répondre avec précision aux questions de vos utilisateurs, vous devez lui fournir de la matière. L’import de fichiers est la méthode la plus directe pour transmettre vos brochures, procédures, catalogues ou fiches techniques à l’intelligence artificielle.

Formats supportés

DoxyChat prend en charge les formats de documents standards suivants :

• PDF (.pdf) : Idéal pour les brochures, manuels utilisateurs et documents officiels.
• Word (.docx) : Parfait pour les procédures internes et documents administratifs.
• Texte (.txt) : Pour le contenu brut sans mise en forme.
• Markdown (.md) : Recommandé pour la documentation technique structurée.
• Excel (.xlsx) et CSV (.csv) : Pour les données structurées (voir section dédiée ci-dessous).

Note importante : Assurez-vous que vos fichiers ne sont pas protégés par un mot de passe, sans quoi l’IA ne pourra pas les lire.

Guide spécifique pour Excel et CSV

L’intelligence artificielle ne “voit” pas un tableau comme un humain (grille visuelle). Pour qu’elle comprenne vos données, DoxyChat utilise une technique de linéarisation : chaque ligne du tableau est convertie en une phrase compréhensible par l’IA.

Pour garantir des réponses de qualité, suivez ces bonnes pratiques avant d’importer un fichier Excel ou CSV :

1. Une ligne d’en-tête obligatoire : La première ligne de votre fichier doit contenir les titres des colonnes (ex: “Nom du produit”, “Prix”, “Description”). L’IA utilise ces titres pour donner du sens aux valeurs.
2. Une ligne = Un objet : Chaque ligne doit représenter une entité complète (un produit, un employé, une agence). Évitez les cellules fusionnées sur plusieurs lignes.
3. Nettoyez les données : Supprimez les colonnes vides ou inutiles pour économiser votre quota de caractères.

Exemple de structure idéale :

L’IA lira cela comme : “Produit : Vélo VTT, Prix : 299€, Caractéristiques : Roues 27 pouces…”

Procédure d’importation

1. Rendez-vous sur votre Dashboard.
2. Cliquez sur l’onglet Sources de votre chatbot.
3. Dans la zone Ajouter des fichiers, cliquez pour parcourir votre ordinateur ou glissez-déposez vos documents.
4. L’importation démarre immédiatement.

Statuts et Délais

Une fois le fichier envoyé, il passe par plusieurs états :

• 🟠 En cours (Processing) : L’IA est en train de lire, nettoyer et indexer le contenu. Cela peut prendre de quelques secondes à une minute selon la taille.
• 🟢 Terminé (Complete) : Le document est prêt. Le chatbot peut désormais utiliser ces informations pour répondre.
• 🔴 Erreur (Error) : Le fichier n’a pas pu être lu (fichier corrompu, format non supporté ou protégé).

Limites et Quotas (Hard Limits)

Selon votre plan d’abonnement (Découverte, Starter, Croissance…), des limites techniques s’appliquent pour garantir la performance du service :

• Taille maximale par fichier : De 5 Mo (Plan Découverte) à 50 Mo (Plans Agency/Enterprise).
• Nombre de caractères : L’IA analyse le texte, pas le nombre de pages. Un document très dense comptera plus qu’un document aéré. Les limites vont de 100k caractères à 4 Millions de caractères par document.

Si vous dépassez ces limites, un message d’erreur vous invitera à diviser votre fichier ou à passer au plan supérieur.