Gérer et organiser vos sources de données

Apprenez à surveiller l’état de vos documents, à les mettre à jour et à nettoyer votre base de connaissances pour maintenir un chatbot performant.

Introduction

Une fois vos fichiers, sites web ou flux RSS ajoutés, ils apparaissent dans l’onglet Sources de votre tableau de bord. Cette interface est votre tour de contrôle : elle vous permet de vérifier que l’IA a bien “lu” vos documents et de supprimer les informations obsolètes.

Comprendre les statuts d’ingestion

Chaque source importée est marquée par une pastille de couleur indiquant son état actuel dans le système :

• 🟠 En cours (Processing) : DoxyChat est en train de télécharger, lire et nettoyer le document. Le texte est découpé et transformé en vecteurs mathématiques.
  • Action requise : Aucune. Attendez quelques instants.
• 🟢 Terminé (Complete) : Le processus a réussi. Le document fait désormais partie de la mémoire active du chatbot. Il peut être utilisé pour répondre aux questions.
• 🔴 Erreur (Error) : L’importation a échoué.
  • Causes fréquentes : Fichier protégé par mot de passe, site web bloquant les robots, ou fichier corrompu.
  • Action requise : Supprimez la source et réessayez, ou vérifiez le fichier.

Actions sur une source

Pour chaque ligne de votre tableau de sources, vous disposez d’actions rapides situées à droite :

Forcer la re-synchronisation

Si vous pensez qu’un document a mal été traité ou si vous souhaitez relancer un crawl sur une page spécifique qui a échoué :

1. Cliquez sur l’icône de Rafraîchissement (flèches circulaires).
2. Le statut repassera en En cours.

Note : Pour les sources Web et RSS, la mise à jour est généralement automatique. Cette action force une mise à jour immédiate.

Supprimer une source

Pour retirer une information de la mémoire du chatbot :

1. Cliquez sur l’icône Corbeille rouge.
2. Confirmez la suppression.
3. L’effet est immédiat : Le chatbot “oubliera” instantanément tout le contenu de ce document et ne pourra plus l’utiliser pour répondre.

Suppression de masse (Batch Delete)

Lorsque vous utilisez le Crawler Web ou les flux RSS, vous pouvez vous retrouver avec des centaines de pages. Si vous souhaitez faire un nettoyage de printemps ou retirer un grand nombre de documents obsolètes en une seule fois :

1. Cochez la case à cocher située à gauche de chaque document à supprimer.
2. Pour tout sélectionner sur la page actuelle, cochez la case située dans l’en-tête du tableau.
3. Une barre d’action apparaît en bas ou en haut du tableau.
4. Cliquez sur le bouton Supprimer la sélection.

Cette opération est irréversible et permet de libérer rapidement de l’espace dans votre quota de documents.